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Traduction : "Les calendriers nous étranglent"

Dans la série des articles qui nous ont marqué au point que nous ayons changé nos méthodes de travail, celui de Mike Monteiro est une pièce de choix.

Un billet publié le 18 février 2014 par Marie-Cécile Paccard.

Mike Monteiro est une figure de proue des métiers du design. Son ouvrage "Design is a job" est unique en son genre. Le design n’est pas un hobby, c’est un métier, qu’on se doit de pratiquer comme le font tous nos pairs, menuisiers, comptables ou ophtalmologistes.

Au cours de ses interventions, Mike Monteiro provoque pour mieux faire réagir son audience. Et après la lecture de "The Chokehold of Calendars", on peut dire que nous avons réagi ! Nos méthodes de travail sont aujourd’hui profondément changées, et nous espérons que cette saine lecture vous y amènera également.

Les calendriers nous étranglent

Si les réunions sont infernales, nos agendas sont le charbon inépuisable qui alimente cette géhenne. Les agendas sont nuls. Et ils sont tous nuls de la même manière : ils ne servent qu’à enregistrer les interruptions. Ce sont souvent les champs de bataille où nous nous battons contre ceux qui veulent contrôler notre temps.

D’expérience, j’ai remarqué que les gens ne planifiaient pas leur temps de travail. Ils planifient les interruptions qui vont les empêcher de travailler. Dans un métier comme le notre, le travail pour lequel nos clients nous paie s’effectue dans les moments volés entre deux réunions ou pire encore, après les heures de bureau.

Je n’ai jamais vu quelqu’un stipuler dans son CV : "Excellente capacité à participer à une réunion" — et encore heureux. Pourtant, beaucoup de postes se résument à cette compétence. C’est tout bonnement stupide.

Le problème a deux causes. La première est logicielle, la deuxième vient des comportements humains. Impossible de changer le logiciel sans affecter le comportement. Et il ne sert à rien de demander à l’humain de changer de comportement si aucun logiciel ne le lui permet.

Partons du principe que vos semaines font 40 heures (si vous pleurez à la lecture de ce chiffre, il est temps de changer de boîte). Ces 40 heures vont vous servir à accomplir notre travail. Maintenant, jetez un oeil à votre agenda : si vous êtes payés à passer la majorité de ces 40 heures dans des réunions organisées par d’autres gens, tout va bien. Par contre, si votre job consiste à coder, concevoir, analyser, créer des documents et des processus, etc, alors pourquoi diable votre agenda ne le reflète-t-il pas ?

Personne ne planifie son travail, et si on voit quelqu’un le faire, on se dit que ce n’est pas important, qu’on a le droit de l’interrompre. Les réunions sont vues comme plus importantes que le temps de travail effectif. Pourquoi ? Et pourquoi les gens qui planifient les projets sont aussi ceux qui réorganisent NOTRE travail ? C’est aberrant. Leur travail devrait au contraire consister à vous dégager du temps, et le protéger de contre interruption comme une louve ses petits.

Déjà, pourquoi donc autorisez-vous des gens à remplir votre agenda à votre place ? Rendre votre agenda public pour faire en sorte que vos collègues s’en servent comme d’un extincteur est ridicule. Le temps affiché dans votre agenda VOUS appartient. Il vous a été attribué afin que vous puissiez accomplir votre mission. Alors pourquoi pénaliser vos projets en vous y soustrayant pour assister aux réunions qu’un quasi-inconnu a balancé dans votre agenda sans vous demander votre avis et sans avoir eu la politesse de vous dire le but de cette réunion ?

Commencez à dire non.

Pourquoi avez-vous l’impression que les autres ont plus de prérogatives sur votre temps que vous-même ? Ce temps, c’est le votre.

Les agendas ont cet énorme défaut qu’ils sont additifs plutôt que soustractifs. Ils vous montrent une approche de votre temps comme si vous ne pouviez qu’ajouter et pas soustraire. Rien de bien méchant au fait d’ajouter une réunion, après tout, ce n’est qu’un agenda. Un agenda n’est ni une personne ni un objet. C’est une représentation abstraite. Mais soustraire une heure de la vie d’un être humain, voilà qui n’est pas anodin. C’est presque violent. C’est en tout cas très intrusif. Les agendas partagés sont des vampires qui se nourrissent du temps pris à d’autres gens.

Quand on dit "Je t’ajoute une réunion" en réalité on dit "Je m’approprie une heure de ta vie".

Notre agenda doit se concentrer sur nos objectifs, et il est indispensable que nous comprenions pourquoi.

Admettons qu’au lieu de programmer des événements indépendants dans le temps (des réunions, par exemple), nous nous mettions à programmer un objectif, avec tous ses paramètres interdépendants. Voici à quoi cela ressemblerait :

Nous devons envisager les réunions comme des étapes vers lesquelles nous avançons et pour lesquelles nous devons produire des résultats, plutôt que des événements singuliers parachutés au milieu de notre emploi du temps. Respecter le temps de travail nécessaire à l’accomplissement des tâches permet donne aux réunions et au travail tout leur sens.

La plupart de ces concepts existent déjà, bancals et éclatés dans diverses applications. Il est temps de faire quelque chose pour changer ça.

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