Le blog de ThinkInnovation

Trouver le bon cerveau d’équipe

Pour une entreprise, façonner son système d’information interne est un gage d’efficacité, de fluidité et de qualité. Nous avons mis quelques années à trouver les bonnes méthodes : c’est l’occasion de partager nos résultats avec vous.

Un billet publié le 30 octobre 2013 par Marie-Cécile Paccard.

EDIT : Teambox a changé de nom au début de l’année 2014, pour s’appeler dorénavant Redbooth. L’interface a évolué, mais les fonctionnalités e le principe de l’outil restant les mêmes, mon article est toujours d’actualité :)

On entend souvent que la collaboration est la clé d’un bon fonctionnement d’équipe. Mais, qu’entend-t-on vraiment par là ? Collaborer, est-ce partager un projet en différentes phases, gérées par différents acteurs ? En fait, c’est beaucoup plus que ça. Et pour atteindre un niveau de collaboration suffisant au sein de ThinkInnovation, nous avons dû travailler dur.

Depuis près de 6 ans, avec 8 personnes au plus fort de notre staff, nous avons fait face aux grands classiques du travail en équipe. Une partie en Allemagne, l’autre en France, c’était toujours la même rengaine : envoi de documents par email, messages manqués, supprimés par erreur, perdus. On ne trouvait jamais de planning clair, l’opacité des actions et des statuts empêchait chacun de statuer sur l’évolution du projet. Il a souvent fallu s’accrocher ! Nous nous rendions bien compte que notre manière de travailler avait besoin de transparence et de souplesse. En 2010, Markus installa la première instance de Redmine sur nos serveurs. À l’époque, c’était une petite révolution : nous pouvions partager des documents, rédiger nos comptes-rendus de réunions, et même nous assigner des tâches ! Mais rapidement, Redmine montra ses limites...

À la recherche du bon outil

À l’arrivée de Sébastien, ce dernier nous invita à tester Basecamp, la célèbre solution de gestion de projets développée par 37Signals. Pour ma part, déjà bien familiarisée avec l’outil, je m’adaptai en un éclair. Pour Markus, ce fut une autre histoire : il pointa rapidement des manques, sans mentionner le fait que la plateforme est hébergée chez un tiers, dont on peut vite se retrouver tributaire. Mais le fait de tester un outil au tel potentiel le poussa à chercher un peu plus loin. Au début de l’année 2013, il mit la main sur Teambox, une solution "Basecamp-like" en ligne, qui allait devenir notre phare au milieu de la tempête.

Aussitôt trouvé, aussitôt testé.

Markus choisit de prendre la température en plusieurs temps. D’abord, chacun d’entre nous fut invité à se faire la main en conditions réelles : nous prîmes le temps de tester intensivement toutes les fonctionnalités de Teambox sur un projet ou deux. Nous avons ensuite échangé sur notre expérience, sur les détails positifs ou négatifs, sur les découvertes que nous avions fait. La grande majorité des besoins nous semblaient couverts, tout allait dans la bonne direction ! Mais il restait d’autres épreuves à passer, et pas des moindres...

Vous avez dit engagement ?

Sur le papier, tout fonctionnait. Nous avions à portée de main un outil flexible, fiable, bien conçu, et beau. Oui, mais il manquait quelque chose.

Aucun système, aucun outil, aucune méthode ne peut fonctionner au sein d’une équipe s’il n’obtient pas l’adhésion totale de cette équipe. Pour s’assurer de cette adhésion, Markus nous a réunis, et nous nous sommes retrouvés à 7 dans une salle, pour mener à bien un séminaire un peu spécial.

Confier ses données de projet à un outil (compte-rendus de réunion, dates de planning, fichiers, tâches...) ne sert à rien si chacun des acteurs ne joue pas le jeu à 100% et n’utilise pas l’outil à fond. Chacun a donc accepté Teambox comme centre névralgique, non sans avoir compris les tenants et aboutissants de cet engagement solennel : tenir ses données à jour était essentiel pour le fonctionnement de l’outil et de l’équipe.

Accord de fonctionnement

Un autre aspect était décisif : il fallait "brancher" nos informations aux fonctionnalités existantes. Rares sont les entreprises, petites ou grandes, qui forment leurs employés à l’exploitation d’un outil. Certes, tous reçoivent une formation pratique à l’utilisation de leur client mail, par exemple :
« Pour envoyer un e-mail, cliquez sur le bouton "Envoyer". Pour modifier votre signature, allez dans le menu "Mise en forme". »

Mais connaissez-vous des cas où l’entreprise forme ses collaborateurs sous l’angle de l’exploitation de l’outil ? Cela donnerait quelque chose comme :
« Chez [Entreprise Z], l’e-mail doit commencer par une salutation et se terminer par une formule de politesse et vos coordonnées mises à jour.

C’est ce travail précis que nous avons réalisé durant notre atelier interne :

Nous en avons conclu que sans ce travail préliminaire de recherche, de test, d’adhésion et de définition, aucun moyen de savoir si l’outil correspondra, quel que soit celui choisi.

Et les clients ?

Durant notre atelier commun, nous avons évidemment évoqué un point crucial : si l’outil était amené à regrouper de l’information exhaustive sur nos projets, pourquoi ne pas ouvrir la porte aux clients sur certains projets ? Au bout d’un temps de discussion, les arguments "contre" s’accumulaient dangereusement. « Si les clients ont accès à Teambox, cela veut dire que nous devons adapter notre langage, stocker nos notes internes ailleurs, limiter la visibilité de certains documents internes, nous passer de stocker les devis en ligne... »

La décision fut prise, d’un commun accord, de limiter le périmètre de Teambox à l’interne uniquement. Nous réserverions les canaux de communication classique pour garder le contact avec nos clients.

Retour d’expérience

Après plus de 9 mois d’utilisation quotidienne, l’adoption est totale. Teambox est devenu notre Quartier Général :

Les avantages de Teambox :

Sans parler des fonctionnalités que nous n’avons pas encore testé : la vue Gantt, l’enregistrement du temps passé, la messagerie instantanée...

Et vous ?

Chaque équipe doit trouver le bon ciment. Redbooth, Basecamp, Trello, Redmine, Google Drive, Google Calendar, Jira... Toute possibilité est bonne à étudier, et nous espérons que notre retour d’expérience vous aidera à trouver LA solution qui vous conviendra. Et si c’est déjà fait, votre retour d’expérience nous intéresse ! Précipitez-vous ci-dessous pour le partager avec nous.

Testez-les !

Crédit photographique : Erich Ferdinand

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